Synerry
0
SYNERRY

ระบบงานบริหารเอกสารและ
จดหมายเวียนต่างๆ ของราชการ

ที่ต้องการความถูกต้อง รวดเร็ว รวมทั้งจะต้องสามารถตรวจสอบ ติดตามเอกสารต่างๆ ได้ง่าย ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เป็นงานที่เกี่ยวกับการบริหารงาน เอกสาร ที่เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม และการทำลายเอกสาร

ดังนั้น ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Saraban จึงเป็นเครื่องมือที่มีความสำคัญที่ใช้ในการบริหารงานในองค์การที่ใช้เป็นสื่อในการติดต่อทำความเข้าใจระหว่างหน่วยงาน หนังสือ หรือเอกสารต่าง ๆ ที่จัดทำขึ้นเป็นเสมือนเครื่องเตือนความทรงจำ และเป็นหลักฐานอ้างอิงในการติดต่อหรือทำความตกลงต่าง ๆ ระหว่างหน่วยงาน

เรารับ ออกแบบและพัฒนาระบบ E-Saraban ภายใต้โครงสร้าง
การออกแบบของ Jigsaw Office โดยมีรายละเอียดเบื้องต้นดังต่อไปนี้

  • พัฒนา ตามมาตรฐานการเชื่อมโยงข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ภาครัฐ TH e-Gif ไม่จำกัดจำนวนบัญชีผู้ใช้งาน (Unlimited User) และการเข้าใช้งาน (Unlimited Concurrent User) โดยสามารถจำกัดสิทธิการใช้ด้วยรหัสผ่าน และ สามารถรองรับ IP version 6 และรองรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลผ่าน e-CMS 2.0 โดยผ่านเครือข่ายสารสนเทศภาครัฐ (Government Information Network : GIN) ได้
  • พัฒนาตามหลักระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๔๒๖ ปรับปรุงแก้ไข (ฉบับที่ ๒ พ.ศ. ๒๔๔๘) ที่สามารถรองรับการใช้งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในการปฏิบัติงานในทุกระดับ
  • ดำเนินการทำการศึกษาและวิเคราะห์ระบบงาน โดยการสัมภาษณ์ สังเกตการณ์ ประชุม เก็บความต้องการของระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และระบบตู้จัดเก็บเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ เดิม และความต้องการของระบบงานใหม่ (Requirement Summary and Analysis) เพื่อจัดทำข้อกำหนด ออกแบบให้ครอบคลุมโปรแกรมระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่สนับสนุนมาตรฐาน TH e-GIF และระบบตู้จัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
  • สามารถส่งหนังสือผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ mail.go.th (Mail go thai) และ e-mail ที่มีมาตรฐานเป็น SMTP/POP3 หรือ Microsoft Exchange ได้
  • ดำเนินการประสานงานเพื่อติดตั้งและทดสอบ (Pre Testing) ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่พัฒนาขึ้น ให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลผ่าน e-CMS 2.0 โดยดำเนินการทดสอบตามเอกสาร“รายการทดสอบการปฏิบัติตามมาตรฐานเชื่อม โยงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ e-CMS 2.0”
  • สามารถกำหนดสิทธิการใช้ระบบงาน, เข้าถึงหนังสือชั้นธรรมดา และเข้าถึง หนังสือชั้นความลับ ของผู้ใช้งาน/กลุ่มผู้ใช้งาน ได้หลายระดับ มีชั้นความลับเอกสาร ปกติ ลับ ลับมาก และลับที่สุด
  • รองรับการทำ Version Control โดยอัตโนมัติ สำหรับการแก้ไขเอกสาร โดยสามารถบันทึกคุณสมบัติของเอกสารโดยอัตโนมัติ เช่นผู้สร้าง ผู้แก้ไขล่าสุด วันที่สร้าง และวันที่แก้ไขล่าสุด
  • มี Recycle Bin สำหรับกู้เอกสารกลับคืน
  • นำเสนอโปรแกรมต้นแบบ (Prototype) พร้อมตัวอย่างหน้าจอ (User Interface) เพื่อนำข้อมูล มาวิเคราะห์ และศึกษาเพื่อปรับให้สามารถใช้งานกับการปฏิบัติงานจริงได้อย่างถูกต้อง

รองรับการออกเลขทะเบียนของหนังสือให้โดยอัตโนมัติ ตามประเภทเอกสารที่กำหนด ได้อย่างน้อยดังนี้

  • เลขทะเบียนรับหนังสือภายนอกองค์กร
  • เลขทะเบียนรับหนังสือภายในองค์กร (สำนักงาน/กอง/ศูนย์/ฝ่าย/กลุ่ม)
  • เลขทะเบียนออกหนังสือภายนอกองค์กร
  • เลขทะเบียนออกหนังสือภายในองค์กร (สำนักงาน/กอง/ศูนย์/ฝ่าย/กลุ่ม)
  • เลขที่คำสั่ง ประกาศ ระเบียบ ฯลฯ
  • เลขทะเบียนรับ/หนังสือเวียน

การรับหนังสือ

  • สามารถออกเลขหนังสือรับ หรือทะเบียนหนังสือรับ พร้อมกันได้ทุกจุดที่เป็นจุดปฏิบัติงานสารบรรณ
  • สามารถแก้ไข หรือ ลบข้อมูล ออกจากทะเบียนหนังสือรับได้ โดยขึ้นอยู่กับสิทธิการใช้งานของผู้ใช้
  • สามารถจัดเก็บหนังสือ และเอกสารแนบเข้าสู่ระบบได้ และสามารถแนบเอกสารได้หลายรูปแบบไฟล์ และหลาย ๆ ไฟล์ ภายในเรื่องเดียวกัน
  • สามารถนำเข้าไฟล์หนังสือรับอิเล็กทรอนิกส์ จากสแกนเนอร์ หรือจากอุปกรณ์บันทึกข้อมูล เพื่อจัดเก็บลงฐานข้อมูล
  • สามารถนำเข้าไฟล์ที่มีรูปแบบอย่างน้อยดังต่อไปนี้ได้ MS-Word, MS-Excel, Power Point, Adobe Acrobat, Text File เป็นต้น
  • สามารถเรียกดู และพิมพ์ทะเบียนหนังสือ

หนังสือเวียน

  • หนังสือเวียนภายนอก ได้แก่ หน่วยงานเจ้าของเรื่อง เลขที่หนังสือ วัน/เดือน/ปี ระดับความเร่งด่วน ระดับชั้นความลับ เรื่อง อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย ส่วนของเจ้าของหนังสือ สำเนาส่ง (ถ้ามี) เลขที่และวันที่ออกเลขหนังสือเวียน วันที่และเวลาที่รับหนังสือ เลขทะเบียนสารบรรณรับ การปฏิบัติของผู้บันทึกเอกสาร คำสั่งการหมายเหตุอื่นๆ (ถ้ามี)
  • หนังสือเวียนภายใน ได้แก่ หน่วยงานเจ้าของเรื่อง เลขที่หนังสือ วัน/เดือน/ปี เรื่อง ระดับความเร่งด่วน ระดับชั้นความลับ เลขที่และวันที่ออกเลขหนังสือเวียน วันที่และเวลาที่รับหนังสือ เลขทะเบียนสารบรรณรับ การปฏิบัติของผู้บันทึกเอกสาร คำสั่งการหมายเหตุอื่น ๆ (ถ้ามี)

กำหนดโครงสร้างงานสารบรรณ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ คือ

  • หนังสือภายนอก ได้แก่ หน่วยงานเจ้าของเรื่อง เลขที่หนังสือ วัน/เดือน/ปี ระดับ ความเร่งด่วน ระดับชั้นความลับ เรื่อง อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย ส่วนของเจ้าของหนังสือ สำเนาส่ง (ถ้ามี) วันที่ และเวลาที่รับหนังสือ เลขทะเบียนสารบรรณรับ การปฏิบัติของผู้บันทึกเอกสาร
  • หนังสือภายใน ได้แก่ หน่วยงานเจ้าของเรื่อง เลขที่หนังสือ วัน/เดือน/ปี เรื่อง ระดับความเร่งด่วน ระดับชั้นความลับ วันที่และเวลาที่รับหนังสือเลขทะเบียนสารบรรณรับ การปฏิบัติของผู้บันทึกเอกสาร คำสั่งการ หมายเหตุอื่น ๆ (ถ้ามี)

การจัดการภาพเอกสาร

  • สามารถต่อพ่วงกับสแกนเนอร์ยี่ห้อ และชนิดต่าง ๆ โดยผ่าน TWAIN Driver
  • สามารถรองรับการสแกนเอกสารแบบทีละหน้า และแบบต่อเนื่อง
  • สามารถรองรับการสแกนเอกสารแบบหน้าหลัง
  • สามารถจัดเก็บภาพแบบ Multipage Tiff และ PDF ได้
  • สามารถแสดงภาพแบบ Thumbnail และภาพเดี่ยว
  • สามารถเพิ่ม แทรก ทับหน้าเอกสาร ด้วยการสแกน และการนำเข้า
  • สามารถรองรับภาพชนิดต่างๆ ได้แก่ Tiff, Bmp, Gif, Jpg, .Pdf เป็นต้น
  • สามารถย่อ – ขยายได้ (Zoom In / Zoom Out)
  • สามารถหมุนหน้าเอกสารแบบ 90 องศา, 180 องศา
  • สามารถสั่งพิมพ์ แบบระบุหน้าที่ต้องการพิมพ์ หรือสั่งพิมพ์ทั้งหมด

การเรียกดูหนังสือ

  • สามารถเรียกดูหนังสือที่ผู้ใช้ได้รับ หรือที่มีสิทธิในการเปิดอ่าน
  • สามารถบอกถึงสถานะของงานเอกสารที่กำลังดำเนินงานอยู่ โดยสามารเรียกดูได้ตั้งแต่เริ่มต้นกระทั่งจบกระบวนการพร้อมวันที่ดำเนินงานเอกสารและสามารถสั่งพิมพ์รายงานการติดตามงาน
  • สามารถทราบสถานะของหนังสือส่งที่ส่งออกไปจากหน่วยงาน
  • สามารถพิมพ์เอกสาร หรือส่งแฟกซ์เอกสารที่กำลังเปิดแสดงอยู่ได้
  • สามารถติดตามเอกสารที่ค้างข้ามปีได้
  • มีระบบบันทึกประวัติการเรียกใช้เอกสาร
  • สามารถส่งเมล์เอกสารและเอกสารแนบผ่าน SMTP Server ของหน่วยงานที่ใช้งานอยู่
  • สามารถทำสำเนาเอกสารที่เรียดดูออกไปภายนอกระบบได้
  • การเรียกดูหนังสือจากแฟ้มข้อมูลเข้า ระบบจะแสดงรายละเอียดของหนังสือว่าส่งมาจากใครวันเวลาใด และแสดงรายละเอียดการส่ง
  • ระบบสามารถปรุปการเดินทางของหนังสือทุกขั้นตอนโดยอัตโนมัติในรูปแบบข้อความและแบบแผนภาพ พร้อมแสดงบันทึกข้อความในแต่ละขั้นตอน
  • การจัดการเลขที่หนังสือ
  • สามารถกำหนดตัวย่อและเลขที่ของส่วนราชการในเลขที่หนังสือส่งได้
  • สามารถกำหนดรูปแบบเลขที่หนังสือส่งของหน่วยงานภายในได้
  • สามารถกำหนดเลขที่หนังสือรับ/ส่ง ได้ตามปีปฏิทิน หรือตามปีงบประมาณ
  • สามารถ Reset ค่าเริ่มต้นเลขที่ต่างๆ ใหม่ตามปีปฏิทิน หรือตมปีงบประมาณ
  • สามารถจองเลขทะเบียนล่วงหน้าได้ โดยสามารถกำหนดจำนวนเลขที่ต้องการ และมีระบบบันทึกรายละเอียดการจอง และการนำเลขจองไปใช้
  • สามารถแทรกเลขทะเบียนหนังสือได้ตามต้องการ
  • สามารถทำการค้นหาจาก Keyword ที่มีการบันทึกข้อมูล เช่นเลขที่ วันที่ ชื่อเรื่อง ชื่งหน่วยงานต้นทาง/ปลายทาง ชื่อผู้ปฏิบัติ เป็นต้น
  • สามารถสืบค้นเนื้อหาของเอกสารแบบ Full Text Search ได้ กรณีไฟล์อยู่ในรูปแบบของข้อความ
  • สามารถคนหาหาตามสถานะความคืบหน้าของงานได้ เช่นเรื่องที่อยู่ในระหว่างการพิจารณา, เรื่องที่ปฏิบัติเสร็จแล้ว
  • สามารถสืบค้นเอกสารโดยใช้ ตัวเชื่อม AND OR และ NOT
  • สามารถสืบค้นเอกสารและข้อมูลดัชนีต่าง ๆ ที่ทราบทั้งคำ หรือบางส่วนของคำ
  • สามารถสร้างผังโครงสร้างองค์กร และสามารถเพิ่ม ลบ แก้ไขข้อมูลผู้ใช้ในบัญชีรายชื่อได้
  • สามารถกำหนดกรอบระยะเวลาของเอกสารให้ดำเนินการแล้วเสร็จได้ และแสดงการเปลี่ยนแปลงของเอกสารเมื่อพ้นระยะเวลา
  • สามารถตรวจสอบสถานะเอกสารที่สร้างขึ้นว่าอยู่ระหว่างขั้นตอนใด
  • สามารถมอบหมายงานให้ผู้อื่นชั่วคราว ในกรณีที่ไม่สามารถปฏิบัติราชการได้
  • มีระบบบันทึก และเรียกดูประวัติการทำงานของผู้ใช้แต่ละคน

หลักสูตรและระบบจัดการหลักสูตร

การส่งหนังสือ

  • สามารถส่งหนังสือที่ลงรับอย่างถูกต้องให้กับหน่วยงานภายใน หรือเจ้าหน้าที่ที่ถูกระบุถึงได้
  • มีทะเบียนหนังสือรับ และทะเบียนหนังสือส่ง ออกพร้อมทั้งสถานะของหนังสือแต่ละฉบับ
  • สามารถส่งหนังสือพร้อมเอกสารแนบไปยังอีเมลของผู้รับทั่วไปได้ผ่าน SMTP Server ที่หน่วยงานใช้อยู่
  • สามารถส่งหนังสือที่ประกอบด้วยเอกสารแนบในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ไฟล์หลาย ๆชนิดไฟล์ ส่งไปให้บุคคลที่เกี่ยวข้องได้
  • สามารถบันทึกวันเวลาการอ่าน รับหรือปรับสถานะของผู้รับเอกสาร และแสดงให้กับผู้ส่งเอกสาร
  • กรณีส่งหนังสือผิด สามารถยกเลิกการส่งได้ ถ้าหนังสือที่ส่งไปนั้น ผู้รับยังไม่ได้เปิดอ่าน
  • กรณีหนังสือนั้นมีผู้รับแล้ว ผู้ส่งหนังสือจะไม่สามารถลบทิ้งหนังสือนั้น ๆ ได้
  • กรณีมีการส่งผิดผู้รับสามารถตีกลับหนังสือ หรือผู้ส่งสามารถดึงหนังสือกลับได้ในกรณีที่ผู้รับยังไม่ได้ลงทะเบียนรับ
  • สามารถส่งแบบเวียนให้ทั้งองค์กร หรือเฉพาะหน่วยงานที่ต้องการได้ และสามารถติดตามได้ว่าหนังสือที่เวียนไปนั้น ผู้รับได้รับหรือเปิดอ่านแล้วหรือยัง
  • เจ้าของเรื่องหรือผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถแก้ไข หรือเพิ่มเติมรายละเอียดเอกสารแนบได้แต่ระบบจะต้องมีการบันทึกผู้แก้ไข วันเวลา และข้อความเดิม ข้อความใหม่ที่แก้ไขในเอกสารแนบทุกครั้งโดยอัตโนมัติ

การเรียกดูและพิมพ์รายงาน

  • รายงานข้อมูลเข้า
  • รายงานข้อมูลออก
  • รายงานหนังสือนำส่ง
  • รายงานเอกสารเพื่อการเซ็นรับ
  • รายงานเรื่องออกของหน่วยงาน
  • รายงานเรื่องค้างของหน่วยงาน
  • รายงานทะเบียนหนังสือ
  • รายงานสถานการณ์ดำเนินงานของหนังสือ
  • เป็นระบบ Web Application สามารถใช้งานผ่าน Web Browser ได้แก่ Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome
  • พัฒนาโดยจัดเก็บข้อมูลในลักษณะระบบฐานข้อมูลสัมพันธ์ (RDBMS) ที่ได้รับมาตรฐาน มีเมนูและข้อความแงเตือนต่างๆ ของระบบเป็นภาษาไทย และรองรับการใช้งานเป็นภาษาไทย
  • สามารถใช้งานบน Web Browser ของอุปกรณ์เคลื่อนที่ และมีรูปแบบที่สามารถรองรับและแสดงผลได้อย่างเหมาะสม เป็นแบบ Responsive Web Design บนหน้าจออุปกรณ์ เช่น Desktop Internet, Mobile Internet (ipad, iphone,Android, windows mobile อื่น ๆ)
  • มีระบบการรักษาความปลอดภัยที่แน่นหนา รัดกุม โดยจะต้องมีลักษณะเป็นการเข้ารหัส Encryption ไฟล์ที่เครื่องแม่ข่าย มีระบบมีการป้องกัน SQL Injection, ระบบมีการป้องกัน Code Injection, ระบบมีการป้องกัน Cross-Site Scripting (XSS)

งานบริการอื่นๆ ของเรา