Synerry
0
SYNERRY

โดยเฉลี่ยแล้ว ในแต่ละธุรกิจจะมีการใช้เอกสาร
กระดาษเพิ่มขึ้นปีละ 22% ซึ่งนั่นหมายถึงการที่เอกสารกระดาษจะเพิ่มขึ้นเป็น
2 เท่าในทุกๆ 3.3 ปี และค่าเฉลี่ยของ
ไฟล์ข้อมูลที่สูญหายในองค์กรคือ 5%

ประโยชน์ของ

E-Document Management

ช่วยลดขั้นตอน ลดเวลา ในการประสาน หรือการทำงาน สะดวก รวดเร็ว ทำงาน อนุมัติงานหรือเอกสารได้จากทุกที่ ทุกเวลา ทุกอุปกรณ์
ช่วยประหยัดงบประมาณ ลดต้นทุนด้านเอกสาร ลดการใช้กระดาษในองค์กร ลดการทำสำเนาซ้ำซ้อน ลดปริมาณการเก็บข้อมูลที่เป็นเอกสาร รวมถึงพื้นที่ในการจัดเก็บ
ลดความเสี่ยงเกี่ยวกับเรื่องของเอกสารสูญหาย หรือเสื่อม ตามสภาพเวลา
  • รองรับการทำงานผ่าน Web Browser ชั้นนำต่างๆ ได้เช่น Chrome, Firefox, Safari และ IE (Version 9 ขึ้นไป) รวมถึงรองรับการทำงานในรูปแบบของ Responsive บน Mobile/Tablet ได้
  • รองรับการติดตั้ง และทำงานทั้งบน Web Hosting, Cloud Computing, VPS หรือ Server ได้ทุกระบบ Web Server
  • ระบบฐานข้อมูลเป็น Microsoft SQL Server รองรับการใช้งานกับระบบ Single Sign-On (SSO) หรือ รองรับการเชื่อมต่อกับ LDAP หรือ Active Directory

ระบบ
WORK FLOW
และ การสืบค้น

  • สามารถสร้าง ปรับแต่ง เพิ่ม ลบ แก้ไข Work Flow ได้ตามต้องการแบบไม่จำกัด เพื่อการนำไปเชื่อมกับระบบงานเอกสารต่างๆ ได้ด้วยการ Drag & Drop
  • รองรับการสืบค้นข้อมูลได้โดยง่ายทั้งภาษาไทย ภาษาอังกฤษ และตัวเลข และมีส่วนของการค้นหาโดยละเอียดตามเงื่อนไขที่มากขึ้น และสนับสนุนการสืบค้นข้อมูลที่ต้องการจากเนื้อหาส่วนหนึ่งส่วนใดของข้อมูล
  • สามารถรองรับรูปแบบของข้อมูลที่เป็น Text เอกสาร Microsoft Word, Excel, PowerPoint Text File, XML, PDF และ HTML ที่เป็นแบบ Full Text Search ได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ (รวมถึงข้อมูลที่แปลงจากภาพแบบ OCR )
  • รองรับการสืบค้นจากโครงสร้างที่จัดเก็บเอกสาร หมวดหมู่ แฟ้ม หัวข้อ รายละเอียดเอกสาร หรือดัชนีกํากับเอกสาร และเงื่อนไขอื่นตามที่กําหนด
  • รองรับการค้นหาแบบ Multi Hashtag ได้แบบไม่จำกัด และสามารถค้นหาโดยกําหนดเงื่อนไขใช้ตัวเชื่อมทาง Logic คือ AND, OR, NOT, +, -, * ได้

ระบบการสร้าง
แบบฟอร์ม

  • รองรับการสร้างแบบฟอร์มประเภทต่างๆ ได้โดยไม่จำกัดจำนวนและรูปแบบของแบบฟอร์ม

บริการเสริมพิเศษ

  • บริการ ถ่ายข้อมูลเอกสารที่มีอยู่เดิม ให้เป็นรูปแบบไฟล์รูปภาพ หรือไฟล์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อเก็บเข้าคลังข้อมูล

ระบบรายงาน

  • มีการจัดเก็บสถิติการเข้าใช้งาน ประวัติการเข้าสู่ระบบและการใช้งานต่างๆ ของผู้ใช้ (Log File) ของระบบครบถ้วน โดยแสดงข้อมูลในลักษณะกราฟ (Graph) ต่างๆ โดยแบ่งออกเป็น เวลา, วัน, เดือน, ปี, แสดงจํานวนครั้งของการเข้าใช้งาน พร้อมสั่งพิมพ์รายงาน
  • มีหน้าจอในการแสดงพฤติกรรมผู้เข้าใช้งานระบบ ในลักษณะ User Flow และสามารถ ติดตาม และจัดเก็บ ข้อมูลการค้นหาในระบบได้ง่าย
  • สามารถสร้างรายการ Event Tracking โดยการกำหนดเงื่อนไขในการจัดเก็บข้อมูลได้ และสามารถแสดงข้อมูลการเข้าใช้งาระบบ แบบ Real-Time เช่น รายละเอียดเกี่ยวกับหน้าจอที่ถูกใช้งานอยู่
  • รายงานเกี่ยวกับเอกสาร เช่น ปริมาณเอกสารที่มีอยู่แยกตามหมวดหมู่เอกสาร - รายงานเปรียบเทียบปริมาณงานในการจัดเก็บเอกสารในแต่ละวัน เดือน ปีของแต่ละหน่วยงาน
  • สามารถบันทึกรายารการการดำเนินการเกี่ยวกับการเข้าออก ระบบเก็บเอกสาร และทราบถึงกิจกรรมในการดำเนินการในระบบ
  • มีการสรุปโครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร และการใช้งานระบบ แสดงในรูปแบบ Dash Board/Charts และพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ได้

ระบบการรักษาความปลอดภัย

  • มีระบบรักษาความปลอดภัยในการเข้าระบบ การจัดเก็บ ตามมาตรฐาน SSL
  • มีการทดสอบความมั่นคงปลอดภัยระบบด้วยการทำการประเมินหาความเสี่ยงที่จะถูกโจมตีและค้นหาช่องโหว่ของระบบอินทราเน็ตที่พัฒนา (Vulnerability Assessment) และดำเนินการปิดช่องโหว่ระดับ High หรือ Critical ทั้งหมด
  • รองรับการทํางานของผู้ใช้งานได้ไม่จํากัดจํานวนผู้ใช้งาน ในลักษณะ Concurrent User โดยสามารถ ค้นหา เรียกดูพร้อมกันโดยไม่จํากัดจํานวน
  • สามารถกําหนดสิทธิ์การเข้าใช้งานในระบบ และการเข้าถึงข้อมูลได้หลายลําดับชั้น
  • สามารถป้องกันการแก้ไขเอกสารพร้อมๆกัน โดยในขณะใดขณะหนึ่งต้องมีบุคคลเพียงคนเดียวที่สามารถแก้ไขเอกสารได้ โดยที่บุคคลอื่นที่มีสิทธิเข้าดูเอกสาร สามารถดูเอกสารได้เพียงอย่างเดียวเท่านั้น
  • สามารถกําหนดระดับของผู้เข้าใช้ระบบได้หลายระดับตามที่กําหนด และสามารถเรียกดู ข้อมูลและแก้ไขข้อมูลตามสิทธิที่ได้รับได้
  • มีระบบบันทึก และเรียกดูประวัติการทํางานของผู้ใช้งานแต่ละคน ได้แก่ IP Address, วัน-เวลา, ชื่อผู้ใช้งาน, รายละเอียดการใช้งาน เป็นต้น
  • สามารถรองรับการใช้งานบนระบบปฏิบัติการ Windows หรือ MacOS หรือ Linux ผ่าน Web Browser ได้แก่ Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome ได้เป็น อย่างน้อยโดยไม่ผิดเพี้ยน
  • รองรับมาตรฐาน OWASP2017 (Open Web Application Security)
  • สามารถทํางานร่วมกับภาษาไทย และภาษาอังกฤษได้อย่างสมบูรณ์ ทั้งในการจัดเก็บ และค้นหาเอกสาร

คุณสมบัติพิเศษ
เพิ่มเติม

  • เชื่อมต่อกับเครื่อง Scanner เพื่อจัดเก็บข้อมูล ทั้งแบบภาพสี หรือภาพขาวดำ เข้าสู่ระบบได้เองโดยอัตโนมัติ
  • รองรับการและสนับสนุนการนำข้อมูลที่เป็นเอกสารแบบกระดาษทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษเข้าสู่ระบบ เพื่อใช้กับระบบจัดเก็บและระบบสืบค้น ให้สามารถค้นคืนเอกสารเหล่านั้นจากข้อความในเอกสารได้
  • รองรับการแสกนจัดเก็บเอกสารที่เป็นภาษาไทย พร้อมแปลงข้อมูลเป็น Digital File เพื่อการสืบค้นได้
  • รองรับการสร้างและแสดงโครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร โดยจําลองโครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร ในรูปแบบ Navigation Tree ได้ไม่จํากัดจํานวนระดับชั้น และสามารถจัดหมวดหมู่ต่างๆ ได้ง่าย
  • รองรับการสร้าง Folder สำหรับใช้ในการจัดเก็บเอกสาร และสามารถกำหนดสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลเอกสารต่างๆ ได้ รวมถึงจะต้องมีการเก็บบันทึกประวัติการเข้ามาใช้งานของผู้ใช้ วัน เวลา การเข้ามาใช้งานของผู้ใช้ได้
  • รองรับการอัพโหลดเอกสาร ทั้งรูปภาพ เอกสารดิจิตอลไฟล์ และแชร์ ไฟล์ประเภทต่างๆ ร่วมกันได้ อย่างง่ายทั้งจากการ Forward หรือ Copy Link เพื่อนำไปแชร์ได้
  • รองรับการจัดเก็บเอกสารฉบับเดียวกันเป็นหลายเวอร์ชันได้ (Versioning Control) โดยจะมีการเปลี่ยนเวอร์ชันเมื่อมีการนำเข้าหรือแก้ไขตัวเอกสารทำให้ข้อมูลในเอกสารต่างไปจากเดิม และรองรับการเรียกเอกสารเวอร์ชันเก่าที่เก็บไว้มาใช้งานใหม่เมื่อผู้ใช้ต้องการนำกลับมาใช้งาน
  • รองรับการกำหนด Hashtag ให้กับเอกสารที่จัดเก็บได้ตามต้องการ เพื่อนำไปใช้ในการค้นหา หรือจัดกลุ่มการแสดงผลตาม Hashtag
  • รองรับการย้ายเอกสารไปยังแฟ้มอื่นโดยไม่ต้องนําเข้าเอกสารใหม่ โดยสามารถย้ายเอกสารได้ทั้ง แบบครั้งละเรื่อง และย้ายเอกสารพร้อมกันหลายๆ เรื่องไปยังหมวดเอกสาร แฟ้มหลักและแฟ้มย่อยได้
  • กรณีที่เก็บเอกสารในรูปแบบไฟล์ภาพ สามารถกําหนดแสดงภาพเดี่ยวและภาพ Thumbnail - การหมุนภาพ การเลื่อนภาพอัตโนมัติ การย่อ ขยายภาพได้ แทรกรูป สลับรูป ลบรูปได้
  • กรณีเอกสารที่มีชั้นความลับ สามารถกําหนดให้ไม่สามารถทําการคัดลอกสําเนา หรือบันทึกได้
  • รองรับการใส่รายละเอียดเอกสาร หรือดัชนีกํากับเอกสาร ได้แก่ ชื่อเรื่อง ผู้สร้าง คําค้น วันเวลา ที่สร้าง และวันเวลาที่แก้ไข หรือตามเงื่อนไขที่ผู้ว่างจ้างกําหนด
  • รองรับการกำหนด แก้ไข วันที่เริ่มต้น และวันที่หมดอายุของเอกสารได้ สามารถเตือนพร้อม แสดงรายการเอกสารที่ใกล้หมดอายุ โดยสามารถค้นหาตามหมวดหมู่ แฟ้ม โดยสามารถระบุ ช่วงวันที่ต้องการทราบเอกสารที่หมดอายุได้
  • มี Recycle Bin สำหรับกู้เอกสารกลับคืน
  • รองรับการแนบไฟล์เอกสารเรื่องเดียวกันได้หลายไฟล์พร้อมกัน และไฟล์ที่แนบมีรูปแบบไฟล์ที่ แตกต่างกันได้
  • รองรับการกําหนดสิทธิ์ของเอกสารได้ เช่น เอกสารสาธารณะ เอกสารเฉพาะกลุ่ม และเอกสาร ส่วนบุคคล
  • ทำงานร่วมกับ Microsoft Office 365 และ Google Suite ได้

งานบริการอื่นๆ ของเรา